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NOTE: CentOS Enterprise Linux is built from the Red Hat Enterprise Linux source code. Other than logo and name changes CentOS Enterprise Linux is compatible with the equivalent Red Hat version. This document applies equally to both Red Hat and CentOS Enterprise Linux.
Linuxtopia - CentOS Enterprise Linux 4: Introduccion a la administracion de sistemas - Comunique tanto como sea posible

1.3. Comunique tanto como sea posible

Cuando se refiere a sus usuarios, nunca hay demasiado que comunicar. Tenga en cuenta que los peque�os cambios que usted puede pensar son pr�cticamente insignificantes, pueden confundir completamente al asistente administrativo de Recursos Humanos.

El m�todo que utilice para comunicarse con sus usuarios puede variar de acuerdo a su organizaci�n. Algunas organizaciones utilizan correo electr�nico, otras un sitio web interno. Otras pueden manejar esto con Usenet o IRC. En algunos lugares puede inclusive ser suficiente una hoja de papel en la cartelera informativa de la oficina. En cualquier caso, utilice el m�todo que mejor funcione de acuerdo a su organizaci�n.

En general, es conveniente utilizar un enfoque similar al utilizado en la escritura de noticias de prensa:

  1. Informe a sus usuarios sobre lo que va a hacer

  2. Informe a sus usuarios sobre lo que est� haciendo

  3. Informe a sus usuarios sobre lo que ha hecho

Las secciones siguientes detallan estos pasos con mayor profundidad.

1.3.1. Informe a sus usuarios sobre lo que va a hacer

Aseg�rese de advertir a sus usuarios con tiempo antes de hacer cualquier cosa. La cantidad de pre aviso necesario var�a de acuerdo al tipo de cambio (actualizar un sistema operativo requerir� mucho m�s tiempo de aviso que el cambio del color predeterminado de la pantalla de inicio de sesi�n), as� como tambi�n la naturaleza de su comunidad de usuarios (los usuarios con m�s inclinaci�n tecnol�gica tienden a manejar los cambios con mayor disposici�n que aquellos con habilidades m�nimas.)

Como m�nimo, deber�a describir:

  • La naturaleza del cambio

  • Cuando ocurrir�

  • Porqu� est� sucediendo

  • Aproximadamente cu�nto tiempo tomar�

  • El impacto (si existe) que pueden esperar los usuarios debido al cambio

  • La informaci�n de contacto si tienen alguna pregunta o dudas

He aqu� una situaci�n hipot�tica. El departamento de Finanzas est� experimentando problemas con su servidor de base de datos, el cual a veces funciona muy lentamente. Usted tiene que desconectar el servidor, actualizar el m�dulo del CPU a un modelo m�s r�pido y reiniciar. Una vez hecho esto, usted mover� la base de datos a un almacenamiento tipo RAID. He aqu� un posible anuncio para esta situaci�n:

Planificaci�n para el tiempo fuera de servicio del sistema el viernes en la noche

Comenzando este viernes a las 6pm (medianoche para nuestros asociados en Berl�n), todas las aplicaciones financieras estar�n indisponibles por un per�odo de aproximadamente cuatro horas.

Durante este tiempo, se llevar�n a cabo cambios en el hardware y software del servidor de base de datos de Finanzas. Estos cambios reducir�n en gran medida el tiempo requerido para ejecutar las aplicaciones de Cuentas por Pagar, Cuentas por Cobrar y la Hoja de Balance Semanal.

Adem�s del cambio en el tiempo de ejecuci�n, la mayor�a de la gente no deber�a experimentar ning�n otro cambio. Sin embargo, aquellas personas que hayan escrito sus propias consultas SQL deben tener en cuenta que la distribuci�n de algunos �ndices cambiar�. Esto est� documentado en la intranet de la compa��a, en la p�gina de Finanzas.

Si tiene alguna pregunta, comentarios o dudas, por favor comun�quese con el Administrador de Sistemas en la extensi�n 4321.

Es importante resaltar algunas puntos:

  • Comunique efectivamente la hora de inicio y duraci�n de cualquier tiempo de parada relacionado con el cambio.

  • Aseg�rese de indicar la hora del cambio de forma que sea �til a todos los usuarios, sin importar su ubicaci�n.

  • Utilice una terminolog�a que sus usuarios puedan entender. La gente que se ver� impactada por este cambio no le importa si el nuevo m�dulo de CPU es una unidad de 2 GHz con el doble de L2 cach�, o que la base de datos est� siendo colocada en un volumen l�gico RAID 5.

1.3.2. Informe a sus usuarios sobre lo que est� haciendo

Este paso es principalmente una advertencia de �ltimo hora sobre el cambio inminente; como tal, debe ser una breve repetici�n del mensaje inicial, pero haciendo m�s obvio la naturaleza inminente del cambio ("La actualizaci�n del sistema se llevar� a cabo ESTA NOCHE."). Esta es tambi�n una buena oportunidad para contestar p�blicamente cualquier pregunta que haya recibido como resultado del primer mensaje.

Continuando con nuestro mensaje hipot�tico, he aqu� una posible advertencia de �ltima hora:

Parada del sistema programada para esta noche

Recordatorio: La parada del sistema anunciada el lunes pasado se llevar� a cabo como se indic�, esta noche a las 6pm (medianoche para la oficina de Berl�n). Puede encontrar el anuncio original en el sitio web de la intranet corporativa, en la p�gina de Administraci�n del Sistema.

Mucha gente ha preguntado si deber�an dejar de trabajar temprano para asegurarse de que su trabajo sea respaldado antes de la parada. Esto no ser� necesario, ya que el trabajo que se realizar� esta noche no impactar� ning�n trabajo realizado en sus estaciones de trabajo personales.

Recuerde, aquellos que hayan escrito sus propias consultas SQL deben estar conscientes de que la disposici�n de algunos �ndices cambiar�. Esto est� documentado en la intranet corporativa, en la p�gina de Finanzas.

Ya advirti� a sus usuarios; ahora est� listo para comenzar a hacer el trabajo.

1.3.3. Informe a sus usuarios sobre lo que ha hecho

Despu�s de terminar de hacer los cambios, usted debe decirle a sus usuarios lo que ha hecho. Una vez m�s, esto deber�a ser un res�men de los mensajes anteriores (invariablemente habr� algui�n que no los ha le�do.)[1]

Sin embargo, hay algo muy importante que debe agregar. Es de suma importancia que informe a sus usuarios sobre el estado actual. La actualizaci�n no sali� como lo ten�a pensado? El nuevo servidor de almacenamiento solamente pudo servir los sistemas en Ingenier�a pero no en Finanzas? Este tipo de problemas se deben mencionar aqu�.

Por supuesto, si el estado actual es diferente del que usted comunic� anteriormente, debe aclarar este punto y describir que se har� (si aplica) para llegar a la soluci�n final.

En nuestra situaci�n hipot�tica, la parada tuvo algunos problemas. El nuevo m�dulo de CPU no funcion�; una llamada al fabricante del sistema revel� que se requiere una versi�n especial del m�dulo para las actualizaciones en el campo. En el lado positivo, la migraci�n de la base de datos al volumen RAID sali� bien (a�n cuando tom� un poco m�s tiempo de lo planeado debido a los problemas con el m�dulo de CPU).

He aqu� un posible anuncio

Finalizada la parada del sistema

Finaliz� la parada del sistema planificada para este viernes en la noche (consulte la p�gina de Administraci�n del Sistema en la intranet corporativa). Lamentablemente, algunos problemas con el hardware impidieron completar una de las tareas. Como resultado de esto, el resto de las tareas demoraron m�s de cuatros horas, que era como se ten�a planificado originalmente.

Debido a los problemas de hardware, el rendimiento de los informes de Cuentas por Pagar, Cuentas por Cobrar y Hoja de Balance, mejorar� un poco pero no al punto que se ten�a planificado originalmente. Pronto se anunciar� una segunda parada tan pronto como se resuelvan los problemas que impidieron la finalizaci�n de la tarea.

Tenga en cuenta que el tiempo fuera de servicio modific� algunos �ndices de las bases de datos; las personas que han escrito sus propias consultas SQL deber�an consultar la p�gina de Finanzas en la intranet corporativa.

Por favor contacte a Administraci�n del Sistema en la extensi�n 4321 si tiene alguna pregunta.

Con este tipo de informaci�n, sus usuarios tendr�n suficiente informaci�n de fondo para continuar con su trabajo y para entender c�mo los cambios los impactan.

Notas

[1]

Aseg�rese de enviar este mensaje tan pronto termine el trabajo, antes de irse a su casa. Una vez que deje la oficina, es muy f�cil olvidarse, dejando a los usuarios en la oscuridad sobre si pueden usar el sistema o no.

 
 
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