Si se les da la opci�n de seleccionar entre instalar un nuevo servidor y escribir un documento procedimental sobre como realizar copias de seguridad, el administrador promedio escoger�a instalar un nuevo servidor. Aunque esto no es para nada inusual, usted debe documentar lo que hace. Muchos administradores de sistemas posponen la preparaci�n de la documentaci�n necesaria por una variedad de razones:
"M�s tarde lo hago."
Desafortunadamente, esto usualmente no es verdad. A�n si el administrador realmente tiene la intenci�n de hacerlo, la naturaleza del trabajo es tal que las tareas diarias son usualmente demasiado ca�ticas para "hacerlo m�s tarde". Peor a�n, mientras pasa m�s tiempo m�s se olvida, llevando a un documento mucho menos detallado (y menos �til).
"Para qu� escribirlo? Yo me recuerdo."
A menos que usted sea uno de esos raros individuos con una memoria fotogr�fica, usted no se recordar�. O peor a�n, s�lo recordar� la mitad, sin darse cuenta de que le falta la historia completa. Esto conduce a una p�rdida de tiempo tratando de reaprender lo que ha olvidado o reparando lo que ech� a perder debido a un entendimiento incompleto de la situaci�n.
"Si lo mantengo en mi memoria, no me despedir�n — as� tendr� seguridad laboral!"
Aunque esto puede funcionar por un tiempo, invariablemente conduce a menos — no m�s — seguridad laboral. Piense por un momento lo que puede pasar durante una emergencia. Puede que usted no est� disponible, la documentaci�n puede salvar el d�a dejando que alguien m�s resuelva el problema en su ausencia. Nunca olvide que las emergencias tienden a ocurrir justo cuando la gerencia est� m�s atenta. En tales casos, es mejor tener la documentaci�n como parte de la soluci�n a que el problema sea su ausencia.
Adem�s, si es parte de una organizaci�n en crecimiento, eventualmente habr� necesidad de otro administrador de sistemas. C�mo puede esta persona aprender a respaldarlo si todo est� en su cabeza? Peor a�n, el no tener documentaci�n lo puede hacer tan indispensable que no le permitir� avanzar en su carrera. Puede terminar trabajando para la misma persona que fue contratada para asistirlo a usted.
Con suerte, ya le vendimos la idea de los beneficios de la documentaci�n de sistemas. Lo que nos lleva a la siguiente pregunta: �Por qu� deber�a documentar? He aqu� una lista parcial:
Pol�ticas
Las pol�ticas son escritas para formalizar y clarificar la relaci�n que usted tiene con su comunidad de usuarios. Estas establecen la forma en que se manejan las solicitudes de recursos o de asistencia. La naturaleza, estilo y m�todo de diseminaci�n de las pol�ticas a su comunidad var�an de organizaci�n a organizaci�n.
Procedimientos
Los procedimientos son secuencias de pasos sobre acciones que deben ser tomadas para alcanzar una tarea determinada. Los procedimientos a documentar incluyen procedimientos de respaldo, procedimientos de administraci�n de cuentas de usuarios, procedimientos de reportes de problemas, etc. De la misma manera que la automatizaci�n, si un procedimiento es seguido m�s de una vez, es una buena idea documentarlo.
Cambios
Una gran parte de la carrera de un administrador de sistemas gira alrededor de ejecutar cambios — configurar sistemas para un m�ximo rendimiento, ajustar scripts, modificar archivos de configuraci�n, etc. Todos estos cambios deber�an estar documentados de alguna forma. De lo contrario, se puede encontrar completamente confundido sobre los cambios que realiz� unos meses atr�s.
Algunas organizaciones utilizan m�todos m�s complejos para hacer un seguimiento de los cambios, pero en muchos casos una simple revisi�n hist�rica al comienzo del archivo que est� siendo modificado, es todo lo que se necesita. Como m�nimo, cada entrada en la revisi�n hist�rica deber�a contener:
El nombre o iniciales de la persona que est� ejecutando el cambio
La fecha en que se realiz� el cambio
La raz�n del cambio
Esto genera entradas concisas pero �tiles:
ECB, 12-Junio-2002 — Entrada actualizada para la nueva impresora de Contabilidad (para apoyar la habilidad de impresi�n duplex de la impresora de reemplazo)
